Giao hàng — In nội bộ (Hatafa)

Bước 1 — Mở bảng Pipeline

Menu: Vận hành ▸ Công việc hằng ngày ▸ Pipeline đơn

Sản xuất hoặc BA mở bảng Kanban Pipeline Order. Bảng này hiển thị tất cả Sale Order được nhóm thành 5 cột: Mới nhận, Đang in (In lại), QC, Đóng gói, Đã gửi.

Bước 2 — Bắt đầu in ("In lại")

Hành động: Kéo thẻ từ "Mới nhận" sang "Đang in (In lại)"

Khi thẻ đơn được kéo sang cột "Đang in", hệ thống tự động:

• Cập nhật Sale Order state = "processing"
• Tạo Stock Picking (outbound) nếu chưa có, với trạng thái "In Progress"
• Ghi lại timestamp bắt đầu in để tính thời gian sản xuất

Bước 3 — Kiểm tra chất lượng (QC)

Hành động: Kéo thẻ sang "QC"

Sau khi in xong, người QC kéo thẻ sang "QC" để kiểm tra:

• Hình ảnh in — Màu sắc, độ rõ, kích thước có đúng ko?
• Chất liệu & may: Chỉ may chắc, không mục, không xát?
• Ghi chú khách: Có các yêu cầu đặc biệt không (chẳng hạn "không lót", "bản in bằng vải dù")?

Nếu có lỗi, person QC có thể kéo lại sang "Đang in" để in lại (hệ thống ghi lại số lần in lại).

Bước 4 — Đóng gói

Hành động: Kéo thẻ sang "Đóng gói"

Sau khi QC pass, thẻ sang "Đóng gói". Người đóng gói:

• Chuẩn bị bao, hộp, dán nhãn vận đơn (nếu có)
• Đặt sản phẩm vào bao/hộp cùng phiếu cảm ơn
• Đóng gói, dán lại nhãn vận đơn chính thức từ bưu vận

Bước 5 — Nhập mã vận đơn & Gửi hàng

Menu: Vận hành ▸ Giao hàng ▸ Nhập mã vận đơn

Trước khi gửi, người đóng gói hoặc BA cần nhập mã vận đơn (tracking code) từ bưu vận. Cách làm:

1. Mở form Sale Order → Tab "Fulfillment" hoặc "Tracking"
2. Nhập mã vận đơn từ Viettel / GHN / Shopee Express vào trường "Tracking Code"
3. Chọn bưu vận (Carrier): Viettel, GHN, v.v.
4. Bấm "Confirm Shipment" hoặc "Mark as Shipped"

Bước 6 — "Đã gửi" tự động khi xuất kho & Cập nhật Etsy

Hành động: Xác nhận phiếu xuất kho — thẻ tự nhảy sang "Đã gửi" (mới từ 06-07-2026)

Trước đây phải kéo thẻ sang "Đã gửi" bằng tay. Nay khi kho xác nhận phiếu giao hàng, hệ thống tự động chuyển thẻ đơn sang cột "Đã gửi" — không cần thao tác thêm. (Vẫn có thể kéo tay nếu cần.)

Khi đã gửi hàng:

1. Xác nhận phiếu xuất kho (hoặc kéo thẻ đơn sang cột "Đã gửi")
2. Hệ thống tự động:
• Cập nhật Sale Order state = "done"
• Cập nhật Stock Picking state = "done"
• Gửi API call lên Etsy: updateReceipt(receipt_id, state=fulfilled, tracking_code, carrier)
• Ghi lại timestamp gửi để tính SLA (Service Level Agreement)

Khách hàng sẽ nhận thông báo từ Etsy với mã vận đơn, và có thể theo dõi hàng trên website bưu vận.

Bước 7 — Theo dõi chi tiết giao hàng

Menu: Vận hành ▸ Giao hàng ▸ Chi tiết giao hàng (Fulfillment Detail)

Mỗi Sale Order có tab "Fulfillment Detail" hiển thị:

• Trạng thái outbound: Badge màu (xanh = đã gửi, vàng = đang đóng gói, đỏ = chậm)
• Mã vận đơn & Bưu vận: Liên kết tới Viettel/GHN để tracking
• SLA: Ngày tạo SO, ngày gửi, thời gian xử lý (mục tiêu ≤ 3 ngày)
• Ghi chú: Nếu có lỗi gửi (ví dụ địa chỉ sai), ghi chú sẽ hiện ở đây