Chăm sóc sau bán

AAi làm gì — sơ đồ vai trò

Bốn luồng hậu mãi liên kết Khách Etsy, BA Marketing, BA Lead, và Hệ thống Odoo. Bảng dưới đọc từ trái qua phải: mỗi cột là một vai trò, mỗi hàng là một mốc chính trong luồng.

BCác bước chi tiết (10 bước)

• 1
  Khách Etsy

  Ghi chú vào nhật ký bên đơn hàng

  Khách hỏi tình trạng, báo lỗi sản phẩm, hoặc yêu cầu đổi địa chỉ bằng cách ghi chú trong vùng nhật ký bên cạnh thông tin đơn hàng.

  Chatter: Ghi chú khách được hiển thị trực tiếp trong nhật ký trao đổi của đơn hàng.
• 2
  BA Marketing

  Đọc ghi chú từ khách + trả lời

  Mở đơn hàng → tab Nhật ký → đọc ghi chú khách mới nhất. Nếu là câu hỏi, trả lời qua chatter. Nếu là yêu cầu đổi địa chỉ hoặc lỗi sản phẩm → chuyển bước tiếp theo.

  Hiển thị: Nhật ký là cột bên cạnh form đơn, danh sách ghi chú + trả lời theo thời gian.
• 3
  BA Marketing

  Nếu khách yêu cầu đổi địa chỉ — bấm wizard

  Nếu ghi chú là yêu cầu sửa địa chỉ → bấm nút "Yêu cầu đổi địa chỉ" ở form đơn. Wizard hiển thị địa chỉ hiện tại, cho sửa từng trường. Điền địa chỉ mới + lý do (copy từ ghi chú khách).

  Sau lưu: Các ô địa chỉ trên form đơn bị khoá — BA Marketing không sửa trực tiếp được. Hệ thống tạo bản ghi yêu cầu chờ duyệt BA Lead.
• 4
  BA Lead

  Duyệt yêu cầu đổi địa chỉ

  Menu Vận hành → Yêu cầu đổi địa chỉ. Mở yêu cầu mới → kiểm tra đơn còn ở giai đoạn cho phép (FR-017 gate: chỉ pre-production ≤ "Chờ in"). Bấm "Duyệt" để áp mới, hoặc "Từ chối" nếu đơn đã quá muộn.

  FR-017 gate: Nếu đơn đã "Đang in" hay sau, nút Duyệt bị vô hiệu + cảnh báo. Chỉ pre-production mới cho đổi.
• 5
  Hệ thống

  Áp địa chỉ mới + mở khoá

  Nếu BA Lead duyệt → các ô địa chỉ được mở khoá + cập nhật giá trị mới. Nhật ký tự ghi: "BA Lead duyệt yêu cầu đổi địa chỉ — áp mới."

  Nhật ký: Ghi log tự động với người duyệt, ngày giờ, hành động.
• 6
  BA Lead

  Nếu khách báo lỗi sản phẩm — chuyển In lại

  Từ ghi chú là lỗi (in mờ, rách, sai màu, ...) → bấm "Chuyển sang In lại" ở tab Pipeline. Wizard hỏi lý do (ghi chi tiết từ ghi chú khách).

  Sau lưu: Pipeline reset về "Chờ in" (hoặc "Chờ duyệt thiết kế"). Nhật ký ghi transition với timestamp.
• 7
  Sản xuất

  Tạo phiếu sản xuất mới

  Nhận thông báo đơn chuyển sang "In lại" → tạo lệnh sản xuất mới cho đơn gốc. Tệp thiết kế đã duyệt được tự động dùng lại, không phải thiết kế lại.

  File: Design Files giữ nguyên từ sản xuất lần 1 — truy xuất từ lịch sử approval của đơn gốc.
• 8
  BA Shipping

  Nhập tracking sau khi in xong

  Sau sản xuất in xong → nhập tracking mới qua wizard. Nếu MTO → tracking GKE. Nếu Dropship → hệ thống tạo phiếu Gearment mới, tracking về từ webhook.

  Lịch sử: Hệ thống lưu cả tracking gốc lẫn tracking in lại → người dùng thấy 2 tracking cùng lúc trên đơn gốc.
• 9
  Hệ thống · nền

  Push tracking thứ hai lên Etsy

  Khi tracking mới được nhập → hệ thống tự gọi API Etsy để post tracking thứ hai. Etsy hiển thị 2 tracking trên cùng 1 receipt.

  Audit: Log ghi mỗi lần push (thời gian, tracking code, shop, status từ Etsy).
• 10
  BA Marketing · hoàn tiền

  Xử lý hoàn tiền (Phiếu hậu mãi trong Odoo; hoàn tiền thao tác trên Etsy)

  Trong Odoo: tạo Phiếu hậu mãi trên đơn (loại: hoàn tiền / in lại / trả hàng, kèm số tiền và lý do). Chỉ BA Lead được duyệt hoặc từ chối; mọi bước đều ghi lại lịch sử.
  Thao tác hoàn tiền: sau khi phiếu được duyệt, BA Marketing mở Etsy Shop Manager → tìm receipt → refund thủ công trên Etsy → quay lại phiếu bấm "Đã hoàn tiền". Việc đẩy refund tự động qua API là hạng mục tương lai.

  Hôm nay: Thủ công qua Etsy site. Kế hoạch: Phiếu hoàn tiền chưa code — workflow: tạo → duyệt → push Etsy → ghi log.

CViệc thường gặp

DLuồng & vai trò liên quan