Vai trò 1 · BA Lead — Một ngày trong hệ thống

← Tổng quan
VAI TRÒ 1 · ĐỌC ~9 PHÚT

BA Lead — Một ngày trong hệ thống

Chị Hương, 32 tuổi, là BA Lead duy nhất tại Hatafa. Mỗi ngày từ 8:30 đến 17:30, chị quản lý toàn bộ vòng đời đơn hàng: duyệt đơn mới, phê duyệt thiết kế, xử lý lỗi Etsy/Gearment, duyệt đổi địa chỉ, và ký báo cáo cuối ngày. Chị là người duy nhất có quyền approve các thay đổi lớn trên đơn hàng — không có ai khác được phép merge khách trùng, mở khoá đổi địa chỉ, hay đánh dấu sản phẩm đã in nếu không có sự chấp thuận của chị.

Hoạt động chính UAT 2026-05-28 Một ngày 9 giờ làm việc · 12 mốc giờ chính

ABối cảnh — BA Lead làm gì

Hàng ngày Chị Hương bắt đầu ca làm việc lúc 8:30 bằng cách mở Dashboard Vận hành để scan các con số chính: đơn mới nhận được bao nhiêu, lỗi Etsy/Gearment còn bao nhiêu, đơn chờ duyệt thiết kế bao nhiêu, và tin nhắn khách hàng chưa trả lời bao nhiêu. Đây là những mốc báo hiệu tính cấp tính của buổi sáng.

Công việc chính của Chị Hương là triage, duyệt, và quyết định — vì Chị là người duy nhất có quyền hạn approve các thay đổi lớn. Chị duyệt từng đơn mới để gắn nhãn ưu tiên (Hỏa tốc / Thường / Dropship). Chị duyệt từng file thiết kế trong kanban để xem ảnh preview và lịch sửa. Chị phê duyệt khi khách hàng yêu cầu đổi địa chỉ — nếu đơn đang trong giai đoạn "Đang in" thì chị refuse với lý do rõ ràng. Chị xem cảnh báo từ Gearment lúc ban đêm (ví dụ webhook đơn bị hủy) và tự quyết định rollback hay liên hệ khách. Chị approve merge khách trùng từ bảng dữ liệu hỏi đáp của BA Manager. Chị sửa metadata sản phẩm và bấm Resume Publish khi Etsy trả lỗi 400. Hàng ngày lúc 16:00, chị chốt báo cáo cuối ngày (số đơn xong, đơn tồn, đơn lỗi) rồi ký email gửi cho CDA.

BLịch một ngày — 8:30 đến 17:30

  1. 1
    08:30 · 15 phút
    Mở Dashboard Vận hành, scan KPI sáng
    Chị mở Dashboard Vận hành từ menu Bán hàng. Nhìn 4 ô KPI chính: (1) Đơn 24h qua bao nhiêu, (2) Đơn lỗi Etsy/Gearment còn bao nhiêu, (3) Đơn chờ duyệt thiết kế bao nhiêu, (4) Email buyer chưa reply bao nhiêu. Nhìn bảng "Đơn tồn cần xử lý" để biết hôm nay cần ưu tiên gì.
    Màn hình: Operations Dashboard với 4 KPI tiles + bảng list đơn tồn
  2. 2
    08:45 · 30 phút
    Triage đơn mới (24h qua)
    Chị mở danh sách Sale Order lọc "Mới nhận" (24h). Duyệt từng đơn để kiểm tra: (1) payment_status là Confirmed chưa, (2) shipping_address đầy đủ và hợp lệ, (3) ghi chú buyer có gì lạ không. Chị gắn nhãn priority: Hỏa tốc (muốn nhanh / sinh nhật / gặp sự kiện), Thường (bình thường), hoặc Dropship (có SKU Gearment → tự route).
    Màn hình: Sale order list filtered "Mới nhận"
  3. 3
    09:30 · 45 phút
    Duyệt thiết kế trong kanban Design Files
    Chị chuyển sang tab Thiết kế → Design Files kanban. Ba cột Pending (8) / Approved (34) / Rejected (2). Chị click vào từng card để xem ảnh preview, lịch sửa của PD, và ghi chú. Chị bấm "Duyệt" để chuyển từ Pending sang Approved, hoặc "Reject + ghi chú" nếu file chưa ok (ví dụ ảnh bị cắt, chữ sai chính tả).
    Màn hình: Design Files kanban view
  4. 4
    10:30 · 30 phút
    Duyệt yêu cầu đổi địa chỉ (wizard)
    Chị mở danh sách Address Change Requests. Mỗi yêu cầu là một modal wizard: hiển thị order #, địa chỉ cũ vs mới (2 cột so sánh), nguyên nhân buyer cung cấp, và trạng thái pipeline hiện hành. Nếu pipeline là "Đang in" thì chị bấm Reject + ghi lý do "Đơn đang in, không thể đổi". Nếu pipeline còn sớm (ví dụ "Chờ duyệt thiết kế") thì Approve.
    Màn hình: Address change approval wizard modal
  5. 5
    14:30 · 1 giờ
    Xử lý queue lỗi Etsy publish
    Chị mở tab Sản phẩm → Nhật ký Etsy lọc "HTTP = 400" (7 ngày qua). Danh sách tất cả 400s. Chị bấm vào từng dòng để xem sản phẩm nào, bước nào bị lỗi (tạo listing / đẩy biến thể / đẩy ảnh). Chị sửa metadata (ví dụ thêm taxonomy hoặc sửa tag). Bấm Resume Publish. Hệ thống lưu vào nhật ký.
    Màn hình: Nhật ký Etsy lọc HTTP=400
  6. 6
    15:30 · 30 phút
    Duyệt SKU Drift — Accept Canonical
    Chị mở SKU Drift list. BA Manager đã pre-sort danh sách sản phẩm có mã legacy (cũ) vs mã đề xuất v2.1 mới. Chị review từng dòng: nếu sản phẩm đã published Etsy thì "Keep Legacy" (giữ mã cũ để không làm xáo trộn listing); nếu draft thì "Accept Canonical" (đổi mã mới). Chị tick dòng và bấm "Accept" để lưu quyết định.
    Màn hình: SKU Drift list view
  7. 7
    16:00 · 30 phút
    Báo cáo cuối ngày — chốt số
    Chị quay lại Dashboard Vận hành. Nhìn 4 KPI cuối ngày: Đơn xong hôm nay (số cái), Đơn tồn (số cái), Đơn lỗi mới phát sinh, Tracking đã đẩy lên Etsy. Chị ghi tay vào template báo cáo (hoặc hệ thống sinh tự động). Ký email, gửi cho CDA. Email có kèm đính kèm là Excel tóm tắt.
    Màn hình: Dashboard tile report + email button

Màn hình Odoo — Một ngày của Chị Hương

5 màn hình mô phỏng. Từ Dashboard Vận hành sáng, kanban thiết kế, modal duyệt đổi địa chỉ, Nhật ký Etsy lỗi 400, và SKU Drift. Cuộn xuống để xem từng cảnh.
Màn hình 1 · Operations Dashboard — 08:30 · KPI sáng
Bán hàngDashboard › Vận hành ba.lead@hatafa
Bán hàng›Dashboard Vận hành
Đơn 24h qua
23
Đơn lỗi
4
Chờ duyệt thiết kế
11
Email chưa reply
2
Đơn tồn cần xử lý
#KháchTrạng tháiNguyên nhân tồnTuổi đơn
#12847Ngô Thị BChờ duyệt thiết kếFile chưa upload2 ngày
#12856Hồ Thanh LLỗi Gearment 400SKU sai format1 ngày
#12861Trần Văn TChờ duyệt thiết kếPD ping nhưng file không tốt3 ngày
#12863Phạm MĐã inChờ khách confirm đổi địa chỉ1 ngày
#12865Vũ KChờ trackingGearment chưa gửi tracking4 ngày
Dashboard vận hành sáng 08:30. Chị Hương mở đây trước tiên để biết hôm nay có bao nhiêu đơn, lỗi gì, và ưu tiên gì. Dòng chứa trạng thái "Chờ duyệt thiết kế" là yêu cầu duyệt thiết kế—chị sẽ mở kanban tiếp theo để xử lý.
Mockup gốc: list tuỳ biến (mhc.operations_dashboard_list_view @ multichannel_hub_core/views/operations_dashboard_views.xml) dựng trên sale.order.line với 34 cột Excel-fixture; KPI ở trên cùng là phần thêm bên ngoài standard list view.
Màn hình 2 · Design Files Kanban — 09:30 · Duyệt thiết kế 3 cột
Bán hàngThiết kế › Design Files ba.lead@hatafa
Thiết kế›Design Files (Kanban)
Pending · 8

MUG-CR-F11-BK_v3.ai

PD: Tuấn
Upload: hôm nay

Doormat-TXT-30x18_v2.ai

PD: Dũng
Upload: hôm qua
Approved · 34

APR-LN-AM_final.ai

PD: Tuấn
Duyệt: 3 ngày trước
Sẵn sàng in

RDS-CE-SQ_v5.ai

PD: Dũng
Duyệt: 1 ngày trước
Sẵn sàng in
Rejected · 2

MUG-STR-BK_v1.ai

PD: Tuấn
Lý do: Chữ bị cắt
Kanban 3 cột: Pending (chờ duyệt), Approved (đã duyệt), Rejected (bị từ chối). Chị Hương duyệt từng card bằng cách click "Duyệt" để chuyển sang Approved, hoặc "Reject" để ghi lý do. Mỗi card hiển thị tên file, uploader (PD), và thời gian.
Mockup gốc: kanban tuỳ biến (mhc.design_file_kanban @ multichannel_hub_core/views/design_file_views.xml:96) trên mô hình design.file riêng.
Màn hình 3 · Address Change Modal — 10:30 · Duyệt đổi địa chỉ
Bán hàngĐơn hàng › Duyệt đổi địa chỉba.lead@hatafa
Đơn hàng›Yêu cầu đổi địa chỉ
Yêu cầu đổi địa chỉ giao hàng

Đơn hàng: #12863 · Phạm M

Nguyên nhân khách cung cấp: Sử dụng địa chỉ nhà mới

Trạng thái pipeline hiện hành: Đã in — Không thể đổi địa chỉ ở giai đoạn này.
Địa chỉ cũ
Phạm Minh M
458 Nguyễn Hữu Cảnh, P. Tây Thạnh
Q. Tân Phú, TP.HCM, VN
0984665544
Địa chỉ mới (yêu cầu)
Phạm Minh M
123 Trần Hữu Trang, P. 9
Q. Phú Nhuận, TP.HCM, VN
0984665544
Modal duyệt đổi địa chỉ. Chị Hương so sánh trạng thái pipeline (Đã in) rồi quyết định Reject vì đơn đang ở giai đoạn không thể đổi. Nếu pipeline còn sớm (Chờ duyệt thiết kế, Đang in…) thì Approve.
Mockup gốc: form yêu cầu đổi địa chỉ tuỳ biến (etsy_integration.view_etsy_address_change_request_form @ etsy_integration/views/etsy_address_change_request_views.xml) trên mô hình etsy.address.change.request (Spec 003 US4 / P1-04, constraints C-AC-001/002/003).
Màn hình 4 · Nhật ký Etsy — lọc HTTP=400 — 14:30 · Queue lỗi Etsy
Bán hàngSản phẩm › Nhật ký Etsy ba.lead@hatafa
Sản phẩm›Nhật ký Etsy 6 dòng HTTP=400
Chờ capture response body chi tiết từ Etsy (R-PUB-RESPONSE-BODY-DIAGNOSE). Hôm nay Etsy trả 400 nhưng chưa cung cấp lý do cụ thể. Chị Hương cần phải thông báo cho đội Kỹ thuật trước khi bấm Resume Publish.
Thời gianSản phẩmBướcHTTPLý do (cần chi tiết)Hành động
2026-05-28 14:38Custom Coffee Mug 11ozcreateListing400Đang chờ body chi tiết
2026-05-27 18:12Mug Personalised NamecreateListing400Đang chờ body chi tiết
2026-05-27 09:45Apron XL Heavypush_inventory400Đang chờ body chi tiết
2026-05-26 16:32Doormat 30x18 WelcomecreateListing400Đang chờ body chi tiết
Nhật ký Etsy lọc HTTP=400 (7 ngày qua). Chị Hương xem từng dòng, bấm vào sản phẩm để sửa metadata, rồi bấm Resume Publish. Hôm nay phần "Lý do" chưa có chi tiết vì Etsy chưa trả nội dung phản hồi đầy đủ — đó là việc cần fix trong R-PUB-RESPONSE-BODY-DIAGNOSE.
Mockup gốc: view list + search tuỳ biến (etsy_integration.view_etsy_api_log_tree + view_etsy_api_log_search @ etsy_integration/views/etsy_api_log_views.xml); không có view chuẩn Odoo cho nhật ký API.
Màn hình 5 · SKU Drift List — 15:30 · Accept Canonical
Bán hàngSản phẩm › SKU Drift ba.lead@hatafa
Sản phẩm›SKU Drift 22 dòng
☐Tên sản phẩmMã legacyMã v2.1Published Etsy?Quyết định
Coffee Mug BlackMUG001-BKMUG-CR-F11-BKYes · 2845…Chưa quyết
Apron Linen MediumAP-LIN-MAPR-LN-AMYes · 3019…Chưa quyết
Doormat 30x18 WelcomeDM-WLCMDMT-TX-R30X18DraftKeep Legacy
Ring Dish SquareRING-SQRDS-CE-SQYes · 2774…Accept
SKU Drift: BA Manager đã pre-sort, Chị Hương duyệt quyết định. "Keep Legacy" nếu product đã published Etsy (tránh xáo trộn); "Accept Canonical" nếu draft. Chị tick dòng và bấm "Accept Canonical" để lưu.
Mockup gốc: view list tuỳ biến (mhc.view_product_sku_drift_list @ multichannel_hub_core/views/product_sku_drift_views.xml); không có view chuẩn Odoo tương đương.

CQuyền hạn riêng của BA Lead

DLuồng và vai trò liên quan

Luồng 1Tạo sản phẩm POD và đăng lên Etsy — duyệt SKU, Resume Publish Luồng 2Khi listing có người mua, đơn về Odoo — triage đơn mới hàng sáng Luồng 3ADuyệt thiết kế, Mark Shipped khi in nội bộ xong Luồng 3BDropship Gearment — xử lý webhook trạng thái đơn ban đêm Luồng 4Duyệt đổi địa chỉ pre-production, cấp quyền reprint Vai trò 2Marketing — Anh Minh quản lý 5 shop Etsy chính Vai trò 3Sản xuất — Quét mã, chuyển trạng thái, báo cáo ca Vai trò 4Kiểm soát giá (RD) — Audit giá hàng ngày Vai trò 5Thiết kế sản phẩm (PD) — Lặp file, duyệt, lưu kho

ECâu hỏi mở và cải tiến

Resume Publish thủ công. Hôm nay khi Etsy trả 400, Chị Hương phải mở Nhật ký Etsy, tìm dòng lỗi, sửa metadata, rồi bấm Resume. Hướng cải tiến: tự động thử lại sau khi R-PUB-RESPONSE-BODY-DIAGNOSE hoàn tất (để không sót 400). Hôm nay phần "tự động thử lại" chưa thiết kế vì chưa biết chi tiết lý do 400.

Inbox tổng hợp. Hôm nay Chị Hương mở 4-5 màn khác nhau trong ngày: Dashboard, Danh sách đơn, Kanban file thiết kế, Nhật ký Etsy, SKU Drift. Mong có một "Inbox tổng" tập trung hiển thị tất cả yêu cầu cần duyệt (duyệt đơn, duyệt thiết kế, duyệt đổi địa chỉ, xử lý lỗi, duyệt SKU drift) ở cùng một chỗ, thay vì chuyển tab liên tục.

Trực ban đêm. Hôm nay Chị Hương làm 08:30-17:30. Ban đêm chưa có ai trực — nếu Gearment gửi webhook đơn bị hủy vào lúc 22:00, thì đến sáng hôm sau 08:30 mới được xử lý. Có thể các đơn hỏa tốc (muốn nhanh) bị miss window sửa chữa. Chưa có quyết định về on-call schedule cho BA Lead.