Trưởng nhóm vận hành — BA Lead

ABối cảnh

Chị Hương, 32 tuổi, là BA Lead duy nhất tại Hatafa. Công việc chính của chị là triage, duyệt, và quyết định — vì chị là người duy nhất có quyền hạn approve các thay đổi lớn trên hệ thống. Hàng ngày từ 8:30 đến 17:30, chị quản lý toàn bộ vòng đời đơn hàng: scan KPI sáng trên bảng điều hành, triage đơn mới, duyệt từng thiết kế trong kanban, quyết định duyệt/từ chối đổi địa chỉ, xử lý hàng đợi lỗi Etsy, duyệt quyết định cập nhật SKU, và chốt báo cáo cuối ngày với email cho CDA.

Chị Hương là người duy nhất được phép: merge khách trùng, mở khoá đổi địa chỉ trước giai đoạn "Đã in", accept cập nhật SKU canonical, bấm Resume Publish khi Etsy trả lỗi 400, và ký báo cáo KPI cuối ngày. Không ai khác có quyền thực hiện những thay đổi này mà không có sự phê duyệt của chị.

BMột ngày trong hệ thống

• 1
  08:30 · 15 PHÚT

  Mở Dashboard Vận hành, scan KPI sáng

  Chị mở Dashboard Vận hành từ menu Bán hàng. Nhìn 4 ô KPI chính: (1) Đơn 24h qua bao nhiêu, (2) Đơn lỗi Etsy/Gearment còn bao nhiêu, (3) Đơn chờ duyệt thiết kế bao nhiêu, (4) Email buyer chưa reply bao nhiêu. Nhìn bảng "Đơn tồn cần xử lý" để biết hôm nay cần ưu tiên gì.

  Màn hình: Operations Dashboard với 4 KPI tiles + bảng list đơn tồn
• 2
  08:45 · 30 PHÚT

  Triage đơn mới (24h qua)

  Chị mở danh sách Sale Order lọc "Mới nhận" (24h). Duyệt từng đơn để kiểm tra: (1) payment_status là Confirmed chưa, (2) shipping_address đầy đủ và hợp lệ, (3) ghi chú buyer có gì lạ không. Chị gắn nhãn priority: Hỏa tốc (muốn nhanh / sinh nhật / sự kiện), Thường (bình thường), hoặc Dropship (có SKU Gearment → tự route).

  Màn hình: Sale order list filtered "Mới nhận"
• 3
  09:30 · 45 PHÚT

  Duyệt thiết kế trong kanban Design Files

  Chị chuyển sang tab Thiết kế → Design Files kanban. Ba cột Pending / Approved / Rejected. Chị click vào từng card để xem ảnh preview, lịch sửa của PD, và ghi chú. Chị bấm "Duyệt" để chuyển từ Pending sang Approved, hoặc "Reject + ghi chú" nếu file chưa ok (ví dụ ảnh bị cắt, chữ sai chính tả).

  Màn hình: Design Files kanban view với 3 cột trạng thái
• 4
  10:30 · 30 PHÚT

  Duyệt yêu cầu đổi địa chỉ (wizard)

  Chị mở danh sách Address Change Requests. Mỗi yêu cầu là một modal wizard: hiển thị order #, địa chỉ cũ vs mới (2 cột so sánh), nguyên nhân buyer cung cấp, và trạng thái pipeline hiện hành. Nếu pipeline là "Đang in" thì chị bấm Reject + ghi lý do "Đơn đang in, không thể đổi". Nếu pipeline còn sớm thì Approve.

  Màn hình: Address change approval wizard modal với so sánh 2 cột
• 5
  14:30 · 1 GIỜ

  Xử lý queue lỗi Etsy publish

  Chị mở tab Sản phẩm → Nhật ký Etsy lọc "HTTP = 400" (7 ngày qua). Danh sách tất cả lỗi 400. Chị bấm vào từng dòng để xem sản phẩm nào, bước nào bị lỗi (tạo listing / đẩy biến thể / đẩy ảnh). Chị sửa metadata (ví dụ thêm taxonomy hoặc sửa tag). Bấm Resume Publish. Hệ thống lưu vào nhật ký.

  Màn hình: Nhật ký Etsy lọc HTTP=400 với nút Resume Publish
• 6
  15:30 · 30 PHÚT

  Duyệt SKU Drift — Accept Canonical

  Chị mở SKU Drift list. BA Manager đã pre-sort danh sách sản phẩm có mã legacy (cũ) vs mã đề xuất v2.1 mới. Chị review từng dòng: nếu sản phẩm đã published Etsy thì "Keep Legacy" (giữ mã cũ); nếu draft thì "Accept Canonical" (đổi mã mới). Chị tick dòng và bấm "Accept" để lưu quyết định.

  Màn hình: SKU Drift list view với Keep Legacy / Accept Canonical buttons
• 7
  16:00 · 30 PHÚT

  Báo cáo cuối ngày — chốt số

  Chị quay lại Dashboard Vận hành. Nhìn 4 KPI cuối ngày: Đơn xong hôm nay (số cái), Đơn tồn (số cái), Đơn lỗi mới phát sinh, Tracking đã đẩy lên Etsy. Chị ghi tay vào template báo cáo (hoặc hệ thống sinh tự động). Ký email, gửi cho CDA. Email có kèm đính kèm là Excel tóm tắt.

  Màn hình: Dashboard tile report + email button Sign & Send

CQuyền hạn riêng

• Merge khách trùngPhê duyệt danh sách khách trùng từ BA Manager trước khi gộp vào một khách duy nhất
• Duyệt đổi địa chỉQuyết định từng yêu cầu đổi địa chỉ, nếu pipeline vẫn cho phép (trước giai đoạn "Đã in")
• Accept SKU CanonicalDuyệt cập nhật mã SKU từ legacy sang v2.1 trong SKU Drift list
• Resume Publish sau lỗiSửa metadata sản phẩm và bấm Resume Publish khi Etsy trả lỗi 400 hoặc lỗi khác
• Sign-off báo cáo cuối ngàyChốt số liệu KPI cuối ngày (đơn xong, đơn tồn, đơn lỗi) và ký email gửi CDA
• Config validator SKUChia sẻ với Admin để chuyển chế độ kiểm tra mã SKU từ mềm → chặt nếu cần

DLuồng & vai trò liên quan