Quy trình 3a — Giao hàng in nội bộ (MTO)

A Sơ đồ vai trò — Ai làm gì

Cột = Vai trò; Hàng = Giai đoạn; Ô = Hoạt động của vai trò tại giai đoạn đó.

Giai đoạn

BA Lead

Thiết kế (PD)

Sản xuất

QC/Đóng gói

Hệ thống & Vận chuyển

Đơn vào

Nhận & kiểm tra

—

Thiết kế

Duyệt file

Upload design

—

Sản xuất

—

In / Khắc

—

Kiểm chất lượng

—

Đóng gói

—

Chuẩn bị bưu kiện

—

Tracking

Nhập mã

—

In nhãn, đẩy Etsy

Vận chuyển

—

Theo dõi, cập nhật

B Các bước chi tiết (17 bước)

1
BA LEAD
Đơn vào pipeline
Đơn Etsy vừa đồng bộ từ API hoặc nhập thủ công. BA kiểm tra thông tin khách hàng, địa chỉ gửi hàng, và số lượng sản phẩm.
2
BA LEAD
Xác nhận đơn & kiểm tra yêu cầu
BA xác nhận sale order nếu thông tin khách đúng. Ghi chú yêu cầu đặc biệt của khách (ví dụ: cá nhân hoá tên, yêu cầu bao gói đặc biệt).
3
THIẾT KẾ (PD)
Upload file thiết kế
Đội thiết kế upload file in (mặt trước, mặt sau, ảnh tham chiếu) vào đơn. Định dạng: PDF, PNG hoặc AI (nén RAR/ZIP).
4
BA LEAD
Chờ duyệt thiết kế
BA (hoặc khách, nếu yêu cầu) duyệt file thiết kế. Nếu OK → chuyển "Đã duyệt". Nếu lỗi → thông báo Thiết kế sửa lại (qua chatter).
5
BA LEAD
Đã duyệt thiết kế
File thiết kế được phê duyệt, sẵn sàng in. Hệ thống chuyển đơn sang chặng sản xuất để xưởng nhà bắt đầu in.
6
SẢN XUẤT
In / Khắc sản phẩm
Xưởng in (hoặc khắc) thực hiện in theo file thiết kế đã duyệt. Mỗi sản phẩm được ghi lại SKU + số lượng.
7
QC TEAM
Kiểm chất lượng sản phẩm
Đội QC kiểm tra sản phẩm in: kích thước, độ sáng, không bị smear, không xước hoặc bẩn. Dùng QC checklist để tích từng điểm. Nếu OK → ghi nhận qua. Nếu lỗi → chuyển "In lại".
8
QC & SHIPPING
Đóng gói bưu kiện
Chuẩn bị bưu kiện: dán nhãn nội bộ (SKU, tên sản phẩm), kiểm tra hộp (không bị lỏng, không bị nước), cân nặng, đo chiều dài × rộng × cao. Lưu trữ tại khu vực chờ.
9
SHIPPING
Chờ mã vận đơn & hãng vận chuyển
Bưu kiện đã đóng, chờ BA nhập mã vận đơn (tracking number) từ hãng vận chuyển (USPS, UniUni, YunExpress) và tên hãng.
10
SHIPPING
In nhãn vận chuyển
Nhãn vận chuyển do hãng vận chuyển / Etsy cung cấp khi mua nhãn — Odoo lưu tracking number chứ không tự tạo nhãn. In nhãn, dán lên bưu kiện, kiểm tra rõ ràng (không bị rách, không bị ướt).
11
SHIPPING
Bàn giao cho hãng vận chuyển
Đối tác vận chuyển (USPS, UniUni, v.v.) nhận bưu kiện. Trạng thái trong Odoo cập nhật tự động khi dữ liệu tracking về (file tracking từ đối tác logistics, quét mỗi 15 phút — không phải tức thời).
12
HỆ THỐNG & CARRIER
Bưu kiện đang vận chuyển
Bưu kiện trên đường. Khách có thể theo dõi tracking link trên Etsy hoặc website hãng vận chuyển.
13
HỆ THỐNG & CARRIER
Khách đã nhận hàng (Delivered)
Hãng vận chuyển báo Delivered. Hệ thống cập nhật trạng thái đơn khi nhận dữ liệu tracking từ đối tác logistics (quét định kỳ mỗi 15 phút).
14
BA LEAD
Có vấn đề / Hậu mãi
Khách báo lỗi, sai size, hư hỏng, hoặc yêu cầu đặc biệt. BA ghi lý do trong chatter và chuyển sang quy trình hậu mãi (hoàn tiền / thay thế / in lại).
15
BA LEAD / SUPPORT
Xử lý hậu mãi
Tùy yêu cầu khách: hoàn tiền (duyệt qua lead), thay thế (in lại), hoặc hỗ trợ khác. Ghi lại chi tiết xử lý trong chatter.
16
SẢN XUẤT
In lại (nếu cần)
Nếu phát hiện lỗi sản xuất hoặc khách yêu cầu thay thế, Sản xuất in lại sản phẩm theo file gốc. QC kiểm tra lại, sau đó giao hàng mới.
17
BA LEAD
Đơn hoàn tất
Đơn kết thúc: khách nhận hàng, không vấn đề; hoặc hậu mãi đã xử lý xong. Đóng đơn, lưu lại lịch sử cho báo cáo.

C Màn hình trong quy trình

Giao diện & Luồng công việc

Bốn màn hình minh hoạ chính: Kanban Pipeline (kéo-thả), Duyệt Thiết kế, Nhập Tracking, và Form Đơn với trạng thái.

Màn hình 1 · Kanban Pipeline — Kéo thả trạng thái

Hatafa Ops Đơn hàng BA Lead

Kéo thả thẻ để cập nhật trạng thái. Mỗi thay đổi được ghi lại với người dùng, thời gian, và lý do.

Mới nhận 2

Order S03341

Jane Smith · Mug 5pcs

Thiết kế 1

Order S03343

Chờ duyệt >2 ngày

Sản xuất 3

3 đơn đang in...

QC 2

2 đơn đang QC...

Đã gửi 8

Kanban board giúp xem nhanh số lượng đơn ở mỗi giai đoạn. Kéo thả thẻ để cập nhật trạng thái.

Màn hình 2 · Duyệt Thiết kế — 3 cột

Hatafa Ops Thiết kế BA + PD

Chờ duyệt (2)

SKU: TSH-M

Front Design.pdf

Đã duyệt (1)

SKU: HAT-OS

Hat Embroidery.pdf

Trả lại (0)

Không có

Design Approval board — BA hoặc PD phê duyệt hay trả lại file thiết kế.

Màn hình 3 · Nhập Mã Vận đơn

Hatafa Ops Shipping BA Shipping

Đơn hàng	Mã vận đơn	Hãng	Trạng thái
S03341	1Z999AA10123456784	USPS	In nhãn ✓
S03342	UNI-2024-0567890	UniUni	Đã gửi Etsy

Bảng Tracking — Shipping nhập mã vận đơn và chọn hãng vận chuyển.

Màn hình 4 · Form Đơn — Tab Pipeline

Hatafa Ops Đơn hàng BA Lead

Thông tin

Trạng thái pipeline

Lịch sử thay đổi

2026-06-27 14:30 · BA Lead Nguyễn Anh: "Thiết kế" → "Sản xuất"

2026-06-26 09:15 · PD Thiên Hương duyệt thiết kế

Form Đơn — BA chọn trạng thái mới, bấm Lưu. Lịch sử tự động ghi lại ai, khi nào, trạng thái cũ → mới.

D Ghi lại lịch sử — Tính toàn vẹn

Mỗi khi trạng thái pipeline thay đổi, hệ thống ghi lại: Ai (tên người dùng), Khi nào (ngày giờ UTC+7), Trạng thái cũ → Mới (ví dụ: "Thiết kế" → "Sản xuất"), và Lý do (tuỳ chọn) (ghi chú từ BA).

Lịch sử không thể xóa hoặc sửa — mục đích là giúp BA, Lead, và kiểm toán xem được ai đã làm gì và khi nào. Rất quan trọng để giải quyết tranh chấp với khách hoặc theo dõi hiệu suất đội.

Lưu ý: Nếu phát hiện thay đổi nhầm, không xóa được — phải tạo bản ghi mới ("Revert") để khôi phục.

E Tiêu chí thành công

Thời gian xử lý
Trung bình 10–12 ngày từ "Mới nhận" → "Đã gửi". SLA: ≤14 ngày cho 95% đơn MTO.
Tỉ lệ QC pass
≥98% đơn qua QC lần đầu mà không tìm lỗi. Mục tiêu: giảm "In lại" <1%.
Tracking push thành công
100% đơn được đẩy tracking lên Etsy. Không để tắc ở "Chờ nhãn" >3 ngày.
Giao hàng đúng hạn
≥95% khách nhận hàng theo cam kết. Theo dõi webhook từ hãng vận chuyển.
Khách hàng hài lòng
Tỉ lệ "Có vấn đề / Hậu mãi" <4% toàn bộ đơn MTO.

F Luồng & vai trò liên quan

Luồng 1 Tạo & đăng sản phẩm Luồng 2 Nhận đơn hàng từ Etsy Luồng 3b Giao hàng Dropship Luồng 4 Hậu mãi & xử lý tranh chấp Vai trò BA Lead Vai trò Sản xuất Vai trò Thiết kế (PD)