Thiết kế sản phẩm (PD)

ABối cảnh

Em Tuấn là nhân viên thiết kế 26 tuổi, phụ trách thiết kế chính của Hatafa. Hàng ngày, em nhận 3–7 yêu cầu từ trưởng nhóm: tạo mẫu cho sản phẩm mới hoặc tùy chỉnh file cho đơn hàng cá nhân hoá (ví dụ: khắc tên lên ly). Em làm file bằng phần mềm thiết kế ngoài hệ thống, rồi tải từng phiên bản vào bảng Duyệt thiết kế, chờ trưởng nhóm phản hồi, sửa lại theo ghi chú.

Khi trưởng nhóm chốt lần cuối, em lưu trữ những phiên bản cũ, giữ phiên bản cuối cùng là bản gốc cho sản phẩm. Lần sau khi có biến thể mới hoặc khách yêu cầu cùng kiểu, em tra cứu kho để tìm bản gốc đã duyệt, tải lại, và tùy chỉnh — không cần thiết kế lại từ đầu. File thiết kế được đính kèm trực tiếp vào sản phẩm hoặc đơn hàng. Bảng Duyệt thiết kế có 3 trạng thái: Chờ duyệt, Đã duyệt, Trả lại. Trưởng nhóm là người duyệt cuối duy nhất; nhân viên thiết kế tự sắp thẻ sơ bộ bằng cách kéo trên bảng, nhưng đó chỉ là gợi ý để trưởng nhóm xem.

BMột ngày trong hệ thống

• 1
  08:30 · 10 phút

  Mở inbox Duyệt thiết kế, xem yêu cầu chờ xử lý

  Mở view Pending trên bảng Design Files để xem danh sách sản phẩm mới hoặc đơn cá nhân hoá mà BA Lead vừa gắn tag. Đọc ghi chú yêu cầu để hiểu rõ scope (tạo mockup sản phẩm, hay chỉ personalize file sẵn có).

  Màn hình: Design Files inbox, bộ lọc Pending, sắp xếp theo thời gian. Hiển thị 4–6 yêu cầu chờ.
• 2
  09:00 · 60–90 phút

  Thiết kế mockup sản phẩm mới trên Illustrator/Photoshop

  Em tạo file mockup ngoài Odoo (Illustrator/Photoshop), dựa trên brief từ sản phẩm hoặc template có sẵn. Mỗi sản phẩm có thể mất 60–90 phút nếu là mockup từ đầu (ví dụ: mug xanh ceramic). Nếu là biến thể của sản phẩm cũ, em tải file gốc từ Archive, chỉnh sửa (đổi màu, logo, text), rút ngắn thời gian xuống 30–45 phút.

  Màn hình: Ngoài hệ thống (Illustrator). Khi xong phiên bản v1, em quay lại Odoo.
• 3
  10:30 · 15 phút

  Upload phiên bản v1 vào Design Files trên sản phẩm hoặc đơn

  Em mở form Sản phẩm (hoặc form Đơn hàng nếu là personalize) → tab Files → upload file mockup v1. Hệ thống lưu file với timestamp, tạo record Design File mới, trạng thái mặc định = Pending. Em ghi ghi chú ngắn (ví dụ: "Mug xanh ceramic, font Raleway, logo trên").)

  Màn hình: Form Sản phẩm / Đơn hàng, tab Design Files. Nút "Upload" hoặc kéo-thả file. Sau upload, record mới xuất hiện trong kanban Pending.
• 4
  13:00 · 30 phút

  Nhận feedback BA, sửa file, upload phiên bản tiếp theo

  BA Lead xem mockup v1, viết feedback trong comment (ví dụ: "font thay bằng Montserrat, logo to hơn"). Em xem comment trong chi tiết Design File, sửa file trong Illustrator, lưu v2, upload lại vào cùng record (không tạo record mới). Hệ thống lưu lịch sử phiên bản (v1, v2, v3…) và ghi lại who/when sửa.

  Màn hình: Chi tiết Design File: xem phiên bản v1, comment BA dưới, nút "Upload mới" để tải v2. Lịch sử hiển thị mỗi phiên bản + feedback tương ứng.
• 5
  14:00 · 20 phút

  Personalize file cho đơn hàng cụ thể

  Khi khách yêu cầu cá nhân hoá (khắc tên, in text riêng), BA gắn đơn vào Design File hoặc tạo file mới liên kết đơn. Em xem text buyer (lấy từ đơn), mở template sản phẩm gốc từ kho (Archive), chèn text, upload file personalize v1 vào đơn. File chỉ có 1 phiên bản (vì không lặp lại với khách).

  Màn hình: Tab Design Files trên form Đơn hàng. Em xem buyer name, dân tộc, hoặc ghi chú đặc biệt từ order note. Upload file personalize.
• 6
  15:30 · 10 phút

  Tự duyệt sơ bộ: kéo thẻ Pending → Approved trên kanban

  Em xem lại các file mà BA đã comment xong (v2, v3 đã sửa đầy đủ theo feedback). Em kéo thẻ kanban từ cột Pending sang cột Approved để báo hiệu "file này sẵn sàng cho BA review cuối". Động tác này không phải approve cuối cùng — chỉ là hint cho BA rằng PD đã kiểm tra xong và có thể submit.

  Màn hình: Kanban view Design Files, 3 cột: Pending / Approved / Rejected. Em kéo thẻ từ cột 1 sang cột 2. Nút "Submit for Review" trên chi tiết cũng có thể dùng để đổi trạng thái.
• 7
  16:00 · 15 phút

  Archive phiên bản cũ, giữ phiên bản final

  Khi BA cuối cùng approve file (cột Approved đã xác nhân), em vào form Sản phẩm → tab Files → view Archive để quản lý lịch sử. Em mark v1, v2 là "archived" (nếu có), giữ v3 (phiên bản cuối approved) là "active". Lần sau cần dùng lại, em tìm trong Archive theo tên sản phẩm, tải v3 gốc.

  Màn hình: Form Sản phẩm, tab Files, toggle Archive view. Em xem phiên bản cũ, bấm Archive để lưu trữ (hoặc hệ thống tự archive khi BA approve).

CQuyền hạn riêng

• Tải file thiết kếĐính kèm file (ảnh, PDF, file thiết kế) vào bảng Duyệt thiết kế trên màn hình Sản phẩm hoặc Đơn hàng
• Request duyệt (Submit)Bấm "Submit for Review" để chuyển Pending → Đã duyệt, báo hiệu cho BA duyệt cuối
• Sửa sau Trả lạiKhi BA từ chối, PD sửa file + upload phiên bản mới lên cùng record
• Kanban drag-dropTự duyệt sơ bộ (kéo Pending → Đã duyệt) nhưng chỉ là hint cho BA, không phải approve cuối
• Xem lịch sửXem tất cả phiên bản cũ, comment BA, ngày sửa của file mình
• Không có: Approve cuối cùngBA Lead là người duyệt cuối duy nhất (ghi "approved by ba.lead")
• Không có: Sửa metadataPD không sửa tên sản phẩm, danh mục, SKU, giá; BA quản lý
• Không có: Publish EtsyPD không gửi file lên Etsy; BA Lead thực hiện khi sẵn sàng

DLuồng & vai trò liên quan